Privacyverklaring Notarishuis Andriessen

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor:	Notarishuis Andriessen
Adres:	Havenpark 21
Postcode / Plaats:	4301 JG Zierikzee
Eerste contactpersoon:	mr. S. Andriessen-Zwanink
e-mailadres:	andriessen@notarishuisandriessen.nl

Onze dienstverlening
Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens uitsluitend op voor de volgende doeleinden:

het uitvoeren van opdrachten voor advies op met name notarieel gebied of andere notariële diensten;
om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doeleinden verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, anders dan die in verband met notariële akte, door ons kantoor geldt dat de persoonsgegevens uitsluitend verwerkt worden bij werkzaamheden die noodzakelijk zijn in het kader van de met de cliënt overeengekomen dienstverlening.

Onder die dienstverlening wordt mede begrepen: het verzenden van documenten (waaronder brieven, e-mails, declaraties, nota’s van afrekening en dergelijke) aan betrokken derden.
Ten behoeve van deze dienstverlening vraagt Notarishuis Andriessen met toestemming
van de cliënt de benodigde gegevens op. Welke gegevens dit zijn hangt af van de overeengekomen dienstverlening.
De persoonsgegevens kunnen zijn:

de gegevens omtrent uw naam, adres en woonplaats (de NAW-gegevens)
het geslacht
het Burgerservicenummer (BSN) en overige gegevens de op het identiteitsbewijs vermeld staan
geboortedatum en geboorteplaats
burgelijke staat
de persoonsgegevens van gezins- of familieleden

In het kader van deze dienstverlening bestaat in sommige gevallen ook een wettelijke verplichting om de gegevens te controleren. In het kader van deze dienstverlening is in sommige gevallen ook het waarmerken (legaliseren) van een handtekening voorgeschreven.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende kunnen zijn:

Openbare registers, waaronder het Kadaster, de Kamer van Koophandel en/of de Rechtbank;
De betrokken makelaar of andere betrokken adviseur in verband met een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent;
De betrokken hypotheekadviseur of de betrokken geldverstrekker in verband met een overeenkomst, waarin cliënt één van de partijen is;
De betrokken accountant of het betrokken administratiekantoor;
Een bank of andere financiële instelling;
Schenker;
Basisregistratie Personen (BRP).

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens uitsluitend aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden goed uit te kunnen voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

Belastingdienst;
Registerhouders, zoals de Kamer van Koophandel, het Kadaster en de Rechtbank;
Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB);
Centraal Digitaal Repertorium (CDR), Centraal Testamenten Register (CTR) en Centraal Levenstestamenten Register (CLTR).

Slechts na toestemming van de cliënt worden documenten, waarin gegevens van die cliënt staan vermeld, verstrekt aan derden, zoals de door cliënt ingeschakelde makelaar en/of de door de cliënt ingeschakelde financieel adviseur en/of de door de cliënt ingeschakelde accountant en/of het door de cliënt ingeschakelde administratiekantoor.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, te weten voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een schriftelijke en origineel door u ondertekende aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Dit kan ook gedaan worden aan de hand van een in persoon gedane aanvraag, waarbij voordat Notarishuis Andriessen die aanvraag inwilligt, Notarishuis Andriessen zich eerst overtuigd dient te hebben van de identiteit van de aanvrager. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag (zoals het notariële ambtsgeheim) waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen. Zie daarvoor onder het kopje “Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens”.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via de contactgegevens zoals eerder vermeld. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, te weten de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Aanpassen privacyverklaring
Notarishuis Andriessen behoudt zicht het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. De privacyverklaring wordt op de website van Notarishuis Andriessen gepubliceerd.

Verwerking persoonsgegevens

Op de volgende manieren kunt u uw persoonsgegevens opgeven:

Indienen van een offerteaanvraag
Invullen van een contactformulier
Inloggen online dossier

Bij het invullen van deze verschillende formulieren vragen wij uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens, dit gebeurt aan de hand van een vakje aanvinken (zoals bedoeld in artikel 7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Social media
Op onze site zijn er diversen social media knoppen te vinden, zoals LinkedIn, Facebook en Instagram. Dit maakt het mogelijk om content te delen van onze pagina’s op de genoemde social media platformen. Zodra u via de social media knoppen naar de desbetreffende platformen gaat, hebben zij hun eigen privacy verklaringen hoe zij met uw persoonsgegevens omgaan.

Links naar andere website
Op onze website zijn een aantal links van verschillende websites. Deze links hebben wij zorgvuldig geselecteerd. Echter, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik en verwerking uw gegevens door deze organisaties. In de privacy verklaringen van deze websites (indien aanwezig) vindt u meer informatie.